PROCESOS DE LA AUDITORIA
El proceso de auditoria administrativa-
Se facilita entender una actividad como la auditoria administrativa si es descrita como un serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total.-
Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar acabo una actividad. La auditoria comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta herramienta en forma correcta.
INTRODUCCION
La Auditoria administrativa provee una evaluación objetiva, imparcial y competente de las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio. También ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la empresa que fueron examinadas.
De esta manera ala dirección se le facilita lograr una administración más eficaz y eficiente.En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organización.Esto se logra a través de la Auditoria administrativa, que se puede llevar a cabo por diferentes métodos,algunos de los cuales se verán mas adelante en esta materia.Con el desarrollo de la tecnología y de la informática, también es necesario evaluar lo adecuado de la información administrativa que se provee a la alta dirección para la planeación(estratégica y operacional), la organización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativas de alto nivel. Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad.Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa.
Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.La globalización está obligando a cada vez mas empresas a evaluar no solamente los factores internos de la misma, sino también los externos: factores económicos, políticos, comerciales,ambientales, etc., por los cuales se ven afectadas. Este análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organización.En la mayoría de las empresas se lleva a cabo un mantenimiento preventivo de las instalaciones y maquinaria para su óptimo funcionamiento y para evitar los costosos paros en producción o reparaciones mayores. De la misma manera, se deben tomar medidas preventivas en la parte administrativa de la empresa para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prácticas ineficientes, mejorar los métodos y desempeño administrativo y como consecuencia, disminuir los costos.
La Auditoria administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para la administración, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y objetivos y determina si la empresa está operando con las utilidades que debería,entre otros
ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA
Se sabe que hace varios siglos ya se practicaban auditorias. Muchos reyes o gente poderosa tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por parte de los escribanos, de modo que se pudieran evitar desfalcos o que alguna persona se aprovechara de las riquezas que en aquella época costaban tanto sudor y sangre conseguir.
Sin embargo, los antecedentes de la auditoria, los encontramos en el siglo XIX, por el año 1862 donde aparece por primera vez la profesión de auditor o de desarrollo de auditoria bajo la supervisión de la ley británica de Sociedades anónimas.
Para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesario una correcta inspección de las cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el desfalco. Desde entonces, y hasta principios del siglo XX, la profesión de auditoria fue creciendo y su demanda se extendió por toda Inglaterra, llegando a Estados Unidos, donde los antecedentes de las auditorias actuales fueron forjándose, en busca de nuevos objetivos donde la detección y la prevención del fraude pasaba a segundo plano y perdía cierta importancia.
En 1940 los objetivos de las auditorias abarcaban, no tanto el fraude, como las posiciones financieras de la empresa o de los socios o clientes que las constituían, de modo que se pudieran establecer objetivos económicos en función de dichos estudios. De manera paralela a dicho crecimiento de la auditoria en America, aparece también el antecedente de la auditoria interna o auditoria de gobierno que en 1921 fue establecida de manera oficial mediante la construcción de la Oficina general de contabilidad.
FILOSOFÍA DE LA AUDITORIA EN PROCESO ADMINISTRATIVO
En los últimos veinte o veinticinco años hay poco o ninguna evidencia que muestre que el contador profesional, como contador profesional, haya producido una sola idea de valor para la industria o para el Estado. El contador se ha limitado meramente a marcar, suponer y confiar en Dios.
Esto fue escrito 10 años después de que Carr – Saunders, en un estudio sobre las distintas profesiones en Inglaterra, había criticado severamente a los grupos profesionales por su falta de atención a la investigación y estudio teórico.
La auditoría se desarrolló como un procedimiento de verificación detallada, en el que la teoría parecía no necesaria ni deseable, y que tan sólo recientemente ha sobresalido de aquella etapa, La auditoría nació de la Ley y de la costumbre, con formas y procedimientos prescritos.
PLANEACION
Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALESE
l objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios.El auditor encargado del programa tiene que decidir cuáles factores son los más necesarios para alcanzar los objetivos, cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles los sujetos más apropiados para hacerse cargo de la función, cuáles son los factores limitativos y de control.
El tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría administrativa variará según la extensión y naturaleza del trabajo a realizar.Antes de dar principio a una auditoría, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan.Este aspecto consistirá en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir.El programa se concreta a un número de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituye el meollo de una actuación auditorial eficiente:
1.Planes y objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.
2. Organización. a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentación.
3.Políticas y prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.
4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.
5. Sistemas y procedimientos. Estudiar si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodospara lograr mejorías.
6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.
7.Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación,coordinación, a efecto de lograr mejores resultados.
8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación.
9. Equipo físico y su disposición. Determinar si podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o másamplia utilidad del mismo.
10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes.
PLANEACIÓN
La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizarque la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información , investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnosticopreliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.
FUENTES DE INFORMACIÓN Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles detrabajo del auditor.
Internas: Órganos de gobierno, socios, sistemas de información, etc.
Externas: Órganos normativos, grupos de interés, organizaciones lideres en el mismo giro industrial u otro, etc.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Los criterios para realizar esta tarea de forma conveniente son:
1. Determinar las necesidades especificas.
2. Identificar los factores que requieren de atención.
3. Definir estrategias de acción.
4. Jerarquizar prioridades en función del fin que se propone.
5. Describir la ubicación, naturales y extensión de los factores.
6. Especificar el perfil del auditor.
7. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo.Debe aplicar un criterio de discriminación, basado en el objetivo de la auditoria, hacer revisión y evaluación para mantener una línea deacción uniforme.TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN•
Investigación documental.•
Observación directa.•
Acceso a redes de información.•
Entrevista.•
Cuestionarios.•
Cédulas.INVESTIGACIÓN DOCUMENTALImplica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores.
Normativa.
Administrativa.
Mercado.
Ubicación geográfica.
Estudios financieros.
Situación económica.
Comportamiento del consumidor.OBSERVACIÓN DIRECTAEs la revisión física del área donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el climaorganizacional imperante.MARCAS DE LA AUDITORIATodo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor.Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIAMARCA Y SIGNIFICADO¥ Confrontado con libros§ Cotejado con documentoµ Corrección realizada¢ Comparado en auxiliar¶ Sumado verticalmente© Confrontado correcto^Sumas verificadas« Pendiente de registroØ No reúne requisitosS Solicitud de confirmación enviadaSI Solicitud de confirmación recibida inconformeSIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclaradaSC Solicitud de confirmación recibida conformeS Totalizadoã ConciliadoÆ CircularizadoY Inspeccionado
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
¿Existen gráficas de organización (Organigramas) que estén efectivamente
en vigor?
¿Se revisan y modifican periódicamente las gráficas de organización para
Reflejar los cambios efectuados en el Organismo?
¿Se aplica manual de organización (Este manual deberá incluir la política,
función y objetivos del Organismo, así como la responsabilidad de cada
uno del personal que labora en dicha institución)?
¿Es revisado y actualizado periódicamente dicho manual de
organización?
¿El Organismo está libre de las siguientes deficiencias
a).- Lentitud en la toma de decisiones, como resultado de demasiados
canales o excesiva burocracia.
b).-Inadecuada comunicación, lo cual se deriva en departamentos o
dependencias que no están consientes de lo que está sucediendo en
otras áreas de la organización.
c).- Confusión en cuanto a "Quien realiza cada función" debido a
responsabilidades no definidas.
d).- Conflictos con respecto a la jurisdicción sobre ciertas funciones o
duplicación de ciertos esfuerzos, por ejemplo, dos departamentos que
llevan a cabo innecesariamente funciones idénticas
e).- Ejecutivos sobrecargados o ineficientes como resultado de tener
funciones de control excesiva, (como es el caso de una persona que
supervisa a demasiados subordinados).
f).- Existe una alta moral y espíritu de grupo entre los miembros del
personal?
¿Existe en la actualidad un sistema presupuestal?
¿Se basa el presupuesto anual en metas y objetivos claramente definidos?
¿Cubre el presupuesto anual todas las funciones y actividades del
Organismo?
¿Se revisa y ajusta el presupuesto en forma regular y oportuna?
¿Es satisfactoria la actitud del Organismo hacia el sistema de
presupuestos?
CONCLUSION La auditoria administrativa abarca una revisión de:
•Objetivos
•Planes y programas de la empresa
•Estructura orgánica y funciones
•Sistemas
•Procedimientos y controles
•Personal
•Instalaciones de la empresa
•Y Medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.
Si te esta interesando estudiar y ejercer la carrera la auditoria administrativa puede ser llevada a cabo por un licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas administrativas o respaldado por otros especialistas.
